5 ukrytych kosztów związanych z produkcją szkła, o których nikt nie wspomina

Zapytaj dowolnego producenta szkła o największe wyzwania związane z kosztami, a za każdym razem usłyszysz te same odpowiedzi: ceny surowców, koszty energii i koszty pracy. Są to koszty widoczne — te, które wyraźnie widnieją na fakturach i listach płac.

Jednak koszty, które w sposób najbardziej niepozorny i systematyczny obniżają rentowność w branży produkcji szkła, rzadko są przedmiotem aktywnego monitorowania. Ukrywają się one w lukach między poszczególnymi procesami, w czasie poświęcanym na zadania, które nie powinny być konieczne, oraz w decyzjach podejmowanych bez dostępu do dokładnych danych. Nie pojawiają się one w żadnej pozycji ksiąg rachunkowych — ale narastają każdego dnia.

W niniejszym artykule wskazano pięć najważniejszych ukrytych kosztów związanych z produkcją szkła, wyjaśniono, dlaczego tak łatwo je przeoczyć, oraz pokazano, jakie korzyści w praktyce przynosi ich wyeliminowanie.

Ukryty koszt nr 1: Prawdziwy koszt marnotrawstwa materiałów wykraczający poza pojemnik na odpady

Każdy producent szkła wie, że marnotrawstwo materiału generuje koszty. Większość z nich monitoruje odsetek odpadów i stara się go ograniczać. Jednak rzeczywisty koszt marnotrawstwa materiału w produkcji szkła sięga znacznie głębiej niż to, co trafia do pojemnika na stłuczkę szklaną.

Warto zastanowić się, co faktycznie dzieje się, gdy marnuje się kawałek szkła. Najbardziej oczywistym elementem jest koszt surowca. Traci się jednak również energię zużytą na obsługę i przetwarzanie tego surowca aż do momentu jego zmarnowania. Traci się również czas pracy poświęcony na cięcie, mycie lub montaż, które teraz trzeba powtórzyć. Jeśli odpad zostanie wykryty zbyt późno – po hartowaniu, po laminowaniu, po montażu szyb zespolonych – wraz z nim traci się łączny koszt wszystkich poprzednich etapów przetwarzania.

Istnieje również bardziej subtelny koszt, którego prawie nikt nie mierzy: koszt wynikający z braku wiedzy o tym, gdzie powstają odpady. Większość fabryk szkła śledzi całkowitą ilość odpadów jako procent produkcji. Bardzo niewiele z nich jest w stanie określić, które konkretne zamówienia, stanowiska pracy, operatorzy lub rodzaje szkła generują najwięcej odpadów. Bez takiej szczegółowości wszelkie działania usprawniające sprowadzają się do zgadywania.

Co powoduje, że koszt ten jest wyższy niż to konieczne

Niewłaściwe rozmieszczenie elementów w planie cięcia jest najczęstszą przyczyną marnotrawstwa materiału, któremu można zapobiec. Gdy plany cięcia są tworzone ręcznie lub przy ograniczonej optymalizacji, wskaźniki wykorzystania materiału wynoszące od 75 do 80 procent są zjawiskiem powszechnym. Nowoczesne algorytmy rozmieszczania konsekwentnie osiągają poziom 88–95 procent — różnica ta, w skali miesiąca produkcji, może oznaczać tysiące metrów kwadratowych szkła, które nigdy nie powinny były zostać zmarnowane.

Drugim istotnym czynnikiem jest niewłaściwe zarządzanie resztkami materiału. Resztki szkła pozostałe po poprzednich cięciach stanowią zasób, który można ponownie wykorzystać — ale tylko wtedy, gdy są one skatalogowane, przechowywane w łatwo dostępnym miejscu i systematycznie proponowane jako opcja w przypadku nowych zamówień o pasujących wymiarach. W zakładach, w których nie prowadzi się ewidencji resztek, duże odcięte kawałki są wyrzucane lub pozostawiane w magazynie do momentu, aż ulegną zniszczeniu, zamiast zostać ponownie wykorzystane.

Poprawki na późnym etapie produkcji powodują wykładniczy wzrost kosztów związanych z odpadami. Kawałek szkła, który nie przechodzi kontroli jakości po hartowaniu, zużył już znacznie więcej zasobów niż ten, który został uznany za wadliwy jeszcze na stole do cięcia. Wprowadzenie punktów kontroli jakości i identyfikowalności na każdym etapie produkcji — a nie tylko na jej końcu — pozwala zapobiec sytuacji, w której odpady o niskiej wartości stają się odpadami o wysokiej wartości.

Ukryty koszt nr 2: Czas poświęcony na zadania administracyjne, które nie przynoszą żadnych rezultatów

W większości przedsiębiorstw zajmujących się produkcją szkła znaczna część każdego dnia roboczego pochłaniana jest przez zadania administracyjne, które istnieją wyłącznie z powodu braku zintegrowanych systemów. Jest to jeden z najbardziej powszechnych, a jednocześnie najrzadziej poruszanych kosztów w branży.

Warto zastanowić się, jakie czynności Państwa zespół wykonuje na co dzień, a które nie przyczyniają się bezpośrednio do produkcji lub sprzedaży szkła. Ręczne przepisywanie danych z zamówień z ofert do kart produkcyjnych. Chodzenie na halę produkcyjną w celu ustalenia, na jakim etapie jest dane zamówienie. Oddzwanianie do klientów w celu potwierdzenia terminów dostaw, które powinny być już widoczne w systemie. Uzgadnianie rozbieżności między ofertami sprzedaży a tym, co otrzymała produkcja. Przeszukiwanie łańcuchów wiadomości e-mail w poszukiwaniu prawidłowej specyfikacji zlecenia, które rozpoczęło się dwa tygodnie temu.

Każde z tych zadań może zająć osobno pięć, dziesięć lub dwadzieścia minut. W przypadku zespołu liczącego pięć lub dziesięć osób, w skali całego tygodnia pracy, łączny czas poświęcony na te zadania może z łatwością wynieść od 20 do 30 procent dostępnych godzin pracy — czasu, który nie generuje żadnej produkcji, sprzedaży ani wartości dla klienta.

Dlaczego ten koszt pozostaje niewidoczny

Straty administracyjne są niewidoczne, ponieważ nigdy nie są ujmowane jako osobna pozycja. Państwa lista płac pokazuje, ile płacą Państwo swoim pracownikom. Nie pokazuje ona jednak, jaka część tych wynagrodzeń wynika z faktycznie produktywnej pracy, a jaka z konieczności radzenia sobie z niedoskonałościami Państwa systemów.

Jest to również niewidoczne, ponieważ osoby, które się tym zajmują, są zajęte. Fabryka, w której wszyscy wyglądają na zajętych, często postrzegana jest jako sprawnie działająca. Istnieje jednak zasadnicza różnica między byciem zajętym a byciem produktywnym — a w przypadku produkcji szkła, opartej na niepołączonych ze sobą urządzeniach i procesach ręcznych, znaczna część tego „zajęcia” to tarcia administracyjne, a nie tworzenie wartości.

Praktyczny test jest prosty: poproś swój zespół biurowy i produkcyjny, aby przez tydzień śledził, ile czasu poświęcają na zadania, których nie musieliby wykonywać, gdyby wszystkie systemy były ze sobą połączone, a każda informacja była natychmiast dostępna. Wynik będzie niepokojący.

Ukryty koszt nr 3: Błędy w wycenie, które stopniowo zmniejszają marżę przy każdym zamówieniu

Każdy producent szkła, który nadal sporządza oferty ręcznie lub w arkuszach kalkulacyjnych, traci marżę na znacznej części zamówień — po prostu nie wie, na których konkretnie i w jakiej wysokości.

Mechanizm jest prosty. Gdy wycena jest dokonywana ręcznie — z pamięci, na podstawie drukowanych cenników lub arkuszy kalkulacyjnych, które nie zawsze są aktualne — pojawiają się błędy. Ceny szkła ulegają zmianom, ale cenniki nie są aktualizowane natychmiast. Koszty obróbki są szacowane, a nie obliczane. Zapomina się o specjalnych wymaganiach, takich jak wypełnienie argonem, przekładki typu „warm edge” lub skomplikowane obróbki krawędzi, albo są one niedoszacowane. Nie uwzględnia się minimalnych rozmiarów cięcia, które mają wpływ na wydajność materiału.

Każdy pojedynczy błąd może wydawać się niewielki — kilka procent w przypadku jednego zamówienia. Jednak w skali setek zamówień miesięcznie łączny wpływ na rentowność jest znaczący. Co ważniejsze, błędy te nie są przypadkowe. Mają one zazwyczaj charakter systematyczny: te same rodzaje szkła są konsekwentnie wyceniane zbyt nisko, te same operacje przetwarzania są konsekwentnie pomijane, a tym samym klientom konsekwentnie oferuje się lepsze warunki, niż wynikałoby to z wielkości ich zamówień.

Nasilający się problem utraty danych dotyczących zgodności między ofertą a produkcją

Błędy w wycenie potęgują się w wyniku działań podejmowanych po zaakceptowaniu oferty. Gdy specyfikacje zamówienia muszą być ręcznie przenoszone z oferty do systemu produkcyjnego — lub przepisywane na papierowy arkusz produkcyjny — pojawia się kolejna możliwość popełnienia błędu. Wymiary są zaokrąglane. Specjalne wymagania odnotowane w ofercie są pomijane w instrukcji produkcyjnej. W rezultacie powstaje gotowy produkt, który nie odpowiada temu, co zostało wycenione, sprzedane i obiecane.

Koszt ponownego wykonania zamówienia — nawet pojedynczego zestawu szyb zespolonych — zazwyczaj kilkakrotnie przewyższa marżę uzyskaną na pierwotnym zamówieniu. Gdy sytuacja ta powtarza się w całej firmie, skumulowany wpływ na rentowność jest znaczący, a prawie żadna z tych informacji nie jest rejestrowana w sposób pozwalający na zidentyfikowanie przyczyny źródłowej.

Ukryty koszt nr 4: Opóźnienia w dostawach i klienci, których traci się nieświadomie

Opóźnienia w dostawach należą do najbardziej kosztownych skutków w branży produkcji szkła — nie tyle ze względu na związane z nimi koszty bezpośrednie, co z powodu ich długofalowego wpływu na relacje z klientami.

Bezpośrednie koszty opóźnienia w dostawie są namacalne: przyspieszenie produkcji, nadgodziny, priorytetowa zmiana harmonogramu produkcji, a w niektórych przypadkach kary umowne lub odszkodowania dla wykonawcy, którego ekipa montażowa pozostaje bezczynna. Są to koszty nieprzyjemne, ale przynajmniej widoczne.

Ukrytym kosztem jest klient, który po prostu przestaje dzwonić. W branży produkcji szkła najczęstszą reakcją na niedostarczoną dostawę nie jest formalna reklamacja. Jest to cicha decyzja, by następnym razem spróbować innego dostawcy. Klient nie informuje Państwa, dlaczego przestał składać zamówienia. Utrata przychodów nie pojawia się nigdzie jako pozycja w zestawieniu. Po prostu znika z Państwa księgi zamówień — i mogą Państwo tego nie zauważyć, dopóki tendencja ta nie stanie się oczywista.

Dlaczego dostawy szkła spóźniają się częściej niż powinny

Opóźnienia w dostawach w branży szklarskiej rzadko wynikają z pojedynczej poważnej awarii. Są one skumulowanym skutkiem drobnych nieefektywności w planowaniu, które kumulują się w ciągu dnia i tygodnia. Zamówienie zaplanowane zbyt optymistycznie. Zamówienie pilne przyjęte bez uwzględnienia jego wpływu na istniejące zobowiązania. Opóźnienie w produkcji na jednym stanowisku, o którym nie poinformowano biura na czas, aby skorygować oczekiwania klienta. Obiecany termin dostawy bez sprawdzenia aktualnego obciążenia produkcyjnego.

Wszystkie te niepowodzenia mają wspólną przyczynę: brak wglądu w stan produkcji w czasie rzeczywistym w połączeniu z harmonogramowaniem, które nie uwzględnia rzeczywistych możliwości produkcyjnych. Gdy kierownicy produkcji nie dysponują dokładnym, aktualnym obrazem sytuacji panującej na hali produkcyjnej, nie są w stanie składać wiarygodnych obietnic dotyczących terminów dostaw. Gdy pracownicy biurowi nie mogą sprawdzić stanu produkcji bez udania się na halę produkcyjną, nie są w stanie proaktywnie informować o opóźnieniach, zanim przerodzą się one w kryzys.

Koszt zapewnienia tej widoczności jest stosunkowo niewielki. Koszt dalszego funkcjonowania bez niej — mierzony liczbą utraconych klientów, którzy nigdy się nie żegnają — jest znacznie wyższy.

Ukryty koszt nr 5: Rozpatrywanie reklamacji dotyczących jakości bez oparcia się na danych

Każdy producent szkła spotyka się z reklamacjami dotyczącymi jakości. Koszt każdej reklamacji zależy niemal wyłącznie od tego, jak szybko i dokładnie uda się ją zbadać — a to z kolei zależy od tego, czy dysponują Państwo systemem identyfikowalności produkcji.

Gdy klient zgłasza wadę — uszkodzenie uszczelki w szybie zespolonej, widoczną wtrącinę w panelu laminowanym, błąd wymiarowy w szybie hartowanej — zegar zaczyna tykać natychmiast. Każda godzina bez merytorycznej odpowiedzi potęguje frustrację klienta. Każdy dzień bez jasnego rozwiązania zwiększa ryzyko trwałej utraty relacji z klientem.

W zakładzie, w którym zapewniono pełną identyfikowalność produkcji, dochodzenie zajmuje zaledwie kilka minut. Wystarczy wyciągnąć zlecenie, przejrzeć historię produkcji, zidentyfikować partię materiału i zaangażowanych operatorów, sprawdzić, czy w dokumentacji kontroli jakości nie ma żadnych nietypowych wpisów, oraz ustalić, czy problem może dotyczyć innych sztuk z tej samej serii produkcyjnej. Dysponują Państwo faktami. Mogą Państwo podjąć działania z pełnym przekonaniem.

W zakładzie, w którym brakuje systemu identyfikowalności, takie samo dochodzenie trwa kilka dni — i często kończy się raczej niepewnością niż konkretnymi odpowiedziami. Nie są Państwo w stanie dokładnie wyjaśnić klientowi, co się stało. Nie mogą Państwo szybko ocenić, czy inne dostarczone egzemplarze są zagrożone. Nie są Państwo w stanie przedstawić udokumentowanych dowodów dotyczących procesu produkcyjnego. Państwa reakcja ma charakter raczej obronny niż przejrzysty, a klient to wyczuwa.

Rzeczywisty koszt nieprawidłowo rozpatrzonej skargi

Bezpośredni koszt reklamacji dotyczącej jakości — wymiana produktu, przyspieszona dostawa, ewentualne odszkodowanie — stanowi zazwyczaj najmniejszy element całkowitych kosztów. Znacznie większe koszty wiążą się z czasem, jaki Państwa zespół poświęca na badanie sprawy bez dostępu do danych, utratą zaufania klientów oraz długoterminowym wpływem na relacje z nimi.

Istnieje również koszt systemowy, który prawie nigdy nie jest uwzględniany: bez udokumentowanych danych produkcyjnych nie można zidentyfikować pierwotnej przyczyny powtarzających się problemów z jakością. Ten sam wzorzec wad pojawia się wielokrotnie w różnych zamówieniach i u różnych klientów — a bez możliwości prześledzenia powiązania tych zdarzeń ze wspólną zmienną produkcyjną nie można rozwiązać podstawowego problemu. W ten sposób nieustannie zajmują się Państwo jedynie objawami, a nie przyczynami.

Producenci szkła dysponujący solidnymi systemami identyfikowalności rozpatrują reklamacje szybciej, przy niższych kosztach i mniejszym uszczerbku dla relacji z klientami. Co ważniejsze, wykorzystują dane dotyczące reklamacji do systematycznego ograniczania problemów z jakością w miarę upływu czasu — zamieniając tym samym powtarzające się koszty w przewagę konkurencyjną.

Co łączy wszystkie pięć ukrytych kosztów

Wystarczy przyjrzeć się pięciu wymienionym powyżej rodzajom kosztów, by dostrzec wyraźną prawidłowość. Żaden z nich nie pojawia się na fakturze. Żadnego z nich nie da się łatwo zauważyć, jeśli nie szuka się ich celowo. Wszystkie mają tę samą podstawową przyczynę: prowadzenie działalności w branży produkcji szkła bez zintegrowanych danych w czasie rzeczywistym, łączących zarządzanie zamówieniami, realizację produkcji i kontrolę jakości.

Ilość odpadów materiałowych jest wyższa niż to konieczne, ponieważ optymalizacja cięcia nie jest powiązana z danymi dotyczącymi zamówień, a śledzenie resztek materiałów odbywa się ręcznie. Czas poświęcany na zadania administracyjne jest nadmiernie wydłużony, ponieważ systemy nie komunikują się ze sobą, a informacje muszą być przenoszone przez pracowników zamiast przepływać automatycznie. Błędy w wycenie utrzymują się, ponieważ dane dotyczące kosztów nie są scentralizowane, a przekazywanie informacji z etapu wyceny do produkcji wymaga ręcznego ponownego wprowadzania danych. Dostawy są opóźnione, ponieważ harmonogram nie jest powiązany ze statusem produkcji w czasie rzeczywistym. Rozpatrywanie reklamacji trwa zbyt długo, ponieważ historia produkcji nie jest rejestrowana w sposób umożliwiający przeprowadzenie dochodzenia.

Każdy z tych problemów ma to samo rozwiązanie: jedną, zintegrowaną platformę, która łączy wszystkie etapy procesu produkcji szkła — od momentu otrzymania zapytania ofertowego aż po dostawę i odbiór szkła.

Obliczanie rzeczywistego wpływu na Państwa działalność

Łączny wpływ tych pięciu ukrytych kosztów różni się w zależności od działalności, jednak jego skala jest zawsze większa, niż większość menedżerów się spodziewa, gdy po raz pierwszy dokładnie go oszacuje.

Ostrożne szacunki dla średniej wielkości zakładu przetwórstwa szkła, realizującego od 200 do 400 zamówień miesięcznie, mogą wyglądać następująco. Straty materiałowe na poziomie 15 procent zamiast możliwych do osiągnięcia 10 procent oznaczają wzrost kosztów surowców o pięć punktów procentowych — co potencjalnie przekłada się na dziesiątki tysięcy euro lub dolarów rocznie. Niewydajność administracyjna pochłaniająca 20 procent wydajności zespołu odpowiada jednemu etatowi pracownika, który nie generuje żadnej wartości produkcyjnej. Błędy w wycenie 5 procent zamówień przy średnim wpływie na marżę wynoszącym 3 procent oznaczają wymierny spadek rocznej rentowności. Opóźnienia w dostawach, powodujące utratę nawet dwóch lub trzech kluczowych klientów rocznie, oznaczają straty w przychodach, które znacznie przewyższają wszelkie inwestycje w oprogramowanie.

Liczby te nie są czysto teoretyczne. Są to wyniki, jakie producenci szkła konsekwentnie odnotowują, przeprowadzając rzetelne analizy kosztów przed i po wdrożeniu zintegrowanych systemów zarządzania produkcją. Zwrot z inwestycji jest niemal zawsze szybszy i większy niż przewidywano — ponieważ podstawowy koszt ukrytych problemów był wyższy, niż ktokolwiek zdawał sobie sprawę.

Od czego zacząć: jak ujawnić to, co ukryte

Pierwszym krokiem do wyeliminowania ukrytych kosztów jest po prostu ich oszacowanie. Większość producentów szkła nigdy nie podjęła się tego zadania w sposób świadomy, i właśnie dlatego koszty te pozostają ukryte.

1. Warto zmierzyć rzeczywistą wydajność materiału. Warto śledzić przez miesiąc ilość szkła wprowadzonego do produkcji w metrach kwadratowych w porównaniu z ilością gotowego produktu w metrach kwadratowych. Warto obliczyć rzeczywisty procent odpadów. Warto porównać ten wynik z tym, co można osiągnąć dzięki zoptymalizowanemu rozmieszczeniu elementów. Różnica między tymi wartościami stanowi dla Państwa szansę.
2. Warto rejestrować czas poświęcony na zadania administracyjne przez tydzień. Warto poprosić swój zespół o rejestrowanie czasu poświęcanego na zadania, które wynikają z niedoskonałości systemu — ponowne wprowadzanie danych, wyszukiwanie informacji, chodzenie na miejsce pracy w celu uzyskania aktualnych informacji oraz poprawianie błędów spowodowanych ręcznym przekazywaniem zadań. Łączna liczba godzin z pewnością Pana zaskoczy.
3. Porównanie marży planowanej z rzeczywistą. Warto przeanalizować 20 zrealizowanych zamówień i porównać podaną przez Państwa marżę z rzeczywistymi kosztami produkcji. Warto zidentyfikować rodzaje zamówień, w przypadku których różnica ta jest największa. To właśnie w tych obszarach Państwa system wyceny jest najbardziej narażony na ryzyko.
4. Oblicz wskaźnik terminowości dostaw. Nie na podstawie Państwa wspomnień, ale na podstawie rzeczywistych danych. Jaki procent zamówień został zrealizowany w pierwotnie obiecanym terminie? Jeśli nie są Państwo w stanie odpowiedzieć na to pytanie w oparciu o obecne systemy, to właśnie ta niemożność jest sama w sobie oznaką problemu.
5. Warto rejestrować czas rozpatrzenia reklamacji dotyczącej jakości. Ile czasu upływa od momentu otrzymania zgłoszenia do udzielenia merytorycznej, popartej dokumentacją odpowiedzi? Jak często udaje się Państwu z całą pewnością zidentyfikować pierwotną przyczynę? Jak często powtarzają się podobne usterki?

Gdy już uzyska Pan odpowiedzi na te pięć pytań, korzyści płynące z wdrożenia zintegrowanego oprogramowania do produkcji szkła staną się oczywiste. Nie kupuje Pan technologii — eliminuje Pan koszty, które już istnieją, już się pojawiają i już teraz negatywnie wpływają na rentowność Państwa firmy. Po prostu sprawia Pan, że stają się one na tyle widoczne, by można było podjąć odpowiednie działania.

Wniosek: Koszty, których nie widać, są tymi, na które warto zwrócić uwagę

Producenci szkła, którzy rozwijają się w sposób najbardziej stabilny i rentowny, to nie zawsze ci, którzy dysponują najnowocześniejszym sprzętem lub mają najniższe ceny surowców. Są to ci, którzy w sposób systematyczny zidentyfikowali i wyeliminowali przeszkody, marnotrawstwo i nieefektywność, z którymi boryka się większość ich konkurentów, nie zdając sobie z tego sprawy.

Ukryte koszty nie są nieodłącznym elementem produkcji szkła. Wynikają one z braku odpowiednich systemów — i niemal całkowicie zanikają, gdy systemy te zostaną wdrożone.

Warto zadać sobie pytanie nie o to, czy koszty te występują w Państwa firmie. Prawie na pewno tak jest. Pytanie brzmi: jak długo mogą Państwo sobie pozwolić na ich ponoszenie, nie podejmując żadnych działań w tej sprawie.

MonitGlass to specjalnie zaprojektowana platforma ERP i MES dla producentów szkła, która bezpośrednio rozwiązuje problem wszystkich pięciu ukrytych kosztów opisanych w niniejszym artykule: optymalizacja cięcia i śledzenie resztek w celu ograniczenia marnotrawstwa materiałów, zintegrowane zarządzanie zamówieniami w celu wyeliminowania powielania czynności administracyjnych, wbudowany moduł wyceny zapewniający dokładność marży, śledzenie produkcji w czasie rzeczywistym gwarantujące niezawodność dostaw oraz pełna identyfikowalność za pomocą kodów QR umożliwiająca szybkie i pewne rozpatrywanie reklamacji. Umów się na bezpłatną prezentację na stronie www.monitglass.com lub skontaktuj się z nami pod adresem contact@monitglass.com