Jeśli prowadzi Pan/Pani firmę zajmującą się obróbką szkła, najprawdopodobniej zaczynał Pan/Pani od programu Excel. Poniżej pięć sygnałów, że zakład szklarski wyrósł z arkuszy Excela.
Jest znany, elastyczny i na początku w zupełności wystarcza. Jednak wraz z rozwojem firmy te sprawdzone arkusze zaczynają hamować cały zakład szklarski.
W wielu firmach obrabiających szkło przychodzi moment, w którym arkusze kalkulacyjne nie nadążają za złożonością współczesnej produkcji. Oto pięć sygnałów ostrzegawczych, że Państwa zakład przerósł Excela, oraz powód, dla którego warto rozważyć dedykowane oprogramowanie dla producentów szkła.
Spis treści
1. Zamówienia prześlizgują się przez szczeliny
Kiedy muszą Państwo pogodzić pracę z wieloma arkuszami kalkulacyjnymi dotyczącymi ofert, zamówień i harmonogramów produkcji, nieuchronnie dochodzi do pominięć. Klient dzwoni z pytaniem o swoje zamówienie na szyby zespolone, a Państwo spędzają dziesięć minut na przeszukiwaniu plików. Co gorsza, okazuje się, że zamówienie nigdy nie zostało przeniesione z arkusza kalkulacyjnego z ofertą do działu produkcji.
W przypadku producentów szyb zespolonych problem ten jest szczególnie dotkliwy. Każda szyba zespolona ma indywidualne parametry: wymiary, rodzaje szkła, konfigurację ramek dystansowych, wypełnienie gazem i powłoki. Zarządzanie tymi danymi w rozproszonych arkuszach to prosta droga do błędów.
Najczęstsze objawy:
- Klienci dzwoniący w sprawie zamówień, o których Państwo zapomnieli
- Zduplikowane wpisy powodujące zamieszanie na hali produkcyjnej
- Brak jednego wiarygodnego źródła informacji o statusie zamówienia
- Godziny poświęcone na uzgadnianie różnych wersji arkuszy kalkulacyjnych
Odpowiednie oprogramowanie do zarządzania produkcją szkła gromadzi wszystko w jednym miejscu. Od chwili przygotowania oferty aż po dostawę każde zamówienie jest śledzone automatycznie, bez błędów kopiowania, zgubionych plików i zapomnianych zleceń.
2. Tworzy Pan/Pani oferty ręcznie (a to zajmuje wieki)
Ile czasu zajmuje sporządzenie oferty na złożone zamówienie? Jeśli korzystają Państwo z programu Excel, odpowiedź brzmi prawdopodobnie: „zbyt długo”. Muszą Państwo sprawdzać ceny szkła w jednym arkuszu, obliczać koszty obróbki w innym, weryfikować stan magazynowy przekładek w trzecim, a następnie ręcznie wpisywać wszystkie dane do szablonu oferty.
Tymczasem konkurent korzystający z oprogramowania dla zakładów szklarskich przygotowuje dokładne oferty w kilka minut. Szybciej odpowiada na zapytania klientów, zdobywa więcej zleceń i poświęca mniej czasu na pracę administracyjną.
Ukryte koszty ręcznego sporządzania ofert:
- Błędy w ustalaniu cen, które zmniejszają marże
- Straconych szans spowodowanych długim czasem reakcji
- Różnice w cenach oferowanych przez poszczególnych sprzedawców
- Brak wglądu w wskaźniki konwersji ofert na zamówienia
Nowoczesne oprogramowanie ERP dla branży szklarskiej zawiera wbudowane moduły wyceny, które automatycznie obliczają koszty na podstawie cenników, kosztów materiałów i wymagań dotyczących obróbki. To, co wcześniej zajmowało 30 minut, teraz zajmuje zaledwie 3.
3. Nie ma Pan/Pani pojęcia, co dzieje się na hali produkcyjnej
„Gdzie jest zamówienie Smitha?” Jeśli odpowiedź na to pytanie wymaga udania się na halę produkcyjną i wypytywania pracowników, oznacza to, że ma Pan problem z przejrzystością. Program Excel pozwala śledzić, co powinno się dziać, ale nie jest w stanie na bieżąco informować o tym, co faktycznie się dzieje.
Ten brak przejrzystości powoduje problemy w całym procesie operacyjnym. Dział administracyjny nie jest w stanie podać klientom dokładnych terminów dostaw. Kierownicy produkcji nie są w stanie zidentyfikować wąskich gardeł, dopóki nie spowodują one opóźnień. Problemy z jakością są wykrywane dopiero wtedy, gdy szkło znajduje się już w ciężarówce.
Oznaki braku wglądu w proces produkcji:
- Nie da się odpowiedzieć na pytanie „Gdzie jest moje zamówienie?”, nie wstając zza biurka
- Obietnice dotyczące terminów dostaw opierają się na domysłach, a nie na danych
- Problemy produkcyjne są wykrywane dopiero po fakcie
- Aby śledzić postępy, polegają Państwo na ustnych informacjach i rozmowach telefonicznych
Oprogramowanie do śledzenia szkła ze skanowaniem kodów QR rozwiązuje ten problem. Pracownicy skanują każdą taflę na każdym stanowisku: przy cięciu, szlifowaniu krawędzi, hartowaniu i montażu szyb zespolonych. System wie dokładnie, gdzie znajduje się każda sztuka szkła, a kierownicy widzą status produkcji na pulpicie, bez przerywania pracy na hali.
4. Planowanie to ciągła walka z ogniem
Planowanie produkcji w Excelu zwykle oznacza kolorowy kalendarz, który ktoś aktualizuje ręcznie. Działa to do czasu, aż pojawi się pilne zlecenie, zepsuje się stół do cięcia albo opóźni się dostawa materiału. Wtedy starannie ułożony harmonogram przestaje być przydatny.
Bez oprogramowania do planowania produkcji w fabryce szkła zmiana harmonogramu jest uciążliwa. Trzeba ręcznie przenosić zlecenia, sprawdzać, czy nie ma konfliktów, i przekazywać zmiany pracownikom na hali produkcyjnej. Zanim zaktualizuje się arkusz kalkulacyjny, coś już się zmieniło.
Wskaźniki chaosu w planowaniu:
- Pilne zamówienia wprowadzają całkowity chaos
- Przestoje sprzętu powodują lawinowe opóźnienia
- Pracownicy produkcji pracują w oparciu o nieaktualne harmonogramy
- Nie da się skutecznie rozłożyć obciążenia pracą między poszczególne stanowiska
Dedykowane oprogramowanie dla przemysłowych zakładów szklarskich zapewnia dynamiczne planowanie, które aktualizuje się automatycznie. Gdy zmieniają się priorytety, system przelicza plan od nowa. Pracownicy zawsze widzą aktualne zadania na swoich stanowiskach, a kierownicy mogą optymalnie wykorzystać moce całego zakładu.
5. Nie znają Państwo swoich rzeczywistych kosztów
Koszty materiałów stanowią zazwyczaj 40–60% wydatków w branży obróbki szkła. Jeśli jednak korzystają Państwo z programu Excel, prawdopodobnie nie znają Państwo rzeczywistych kosztów każdego realizowanego zamówienia. Być może wiesz, ile płacisz za surowe szkło i przekładki, ale czy wiesz, ile odpadów materiałowych generujesz? Ile kosztują Cię przeróbki? Którzy klienci faktycznie przynoszą zysk?
Bez zintegrowanego oprogramowania do zarządzania zapasami w fabryce szkła oraz monitorowania kosztów działają Państwo na ślepo. Być może ponoszą Państwo straty na niektórych produktach lub klientach, nawet nie zdając sobie z tego sprawy.
Braki w zakresie przejrzystości kosztów:
- Nie znają Państwo rzeczywistego odsetka odpadów materiałowych
- Koszty poprawek i uszkodzeń nie są systematycznie rejestrowane
- Nie można obliczyć rentowności w podziale na klientów lub rodzaje produktów
- Decyzje dotyczące cen opierają się na przeczuciu, a nie na danych
Kompleksowe oprogramowanie ERP dla branży szklarskiej śledzi koszty na każdym etapie. Dzięki temu mogą Państwo dokładnie sprawdzić, ile kosztuje realizacja każdego zamówienia, zidentyfikować źródła strat oraz podejmować oparte na danych decyzje dotyczące ustalania cen i usprawniania procesów.
Przejście na nowy system: czego można się spodziewać
Jeśli rozpoznali Państwo w tych sygnałach ostrzegawczych swoją firmę zajmującą się obróbką szkła, nie są Państwo jedyni. Wiele przedsiębiorstw z tej branży staje przed takim wyborem w miarę rozwoju. Dobrą wiadomością jest to, że przejście z programu Excel na specjalistyczne oprogramowanie do produkcji szkła nie musi wiązać się z trudnościami.
Nowoczesne systemy, takie jak MonitGlass, zostały zaprojektowane specjalnie z myślą o małych i średnich przedsiębiorstwach zajmujących się obróbką szkła. Twórcy tych systemów rozumieją, że nie można wstrzymywać produkcji na kilka tygodni w celu wdrożenia nowego oprogramowania. Zamiast tego zazwyczaj można:
- Zacznij od podstawowych funkcji (zamówienia, śledzenie produkcji), a następnie rozbudowuj system
- Proszę zaimportować istniejące dane klientów i produktów z arkuszy kalkulacyjnych
- Proszę szkolić personel stopniowo, nie zakłócając przy tym bieżącej działalności
- Zauważ zwrot z inwestycji już w ciągu kilku tygodni, a nie miesięcy
Wnioski: zakład szklarski wyrósł z Excela
Excel to świetne narzędzie, ale nie jest oprogramowaniem dla producentów szyb zespolonych ani dla przetwórców szkła. Wraz z rozwojem firmy ograniczenia arkuszy dają się coraz bardziej we znaki. Zgubione zamówienia, powolne wyceny, brak wglądu w produkcję, chaos w harmonogramie i ukryte koszty obniżają rentowność i konkurencyjność.
Branża szklarska z roku na rok staje się coraz bardziej konkurencyjna. Firmy, które inwestują w odpowiednie oprogramowanie do zarządzania produkcją szkła, zyskują realne korzyści: krótszy czas reakcji, mniej błędów, lepszą kontrolę kosztów oraz większe zadowolenie klientów.
Jeśli zauważają Państwo te sygnały ostrzegawcze, być może nadszedł czas, aby sprawdzić, jakie korzyści może przynieść Państwa firmie specjalistyczne oprogramowanie do produkcji szkła. Takie rozwiązania można porównać na targach glasstec w Düsseldorfie, najważniejszych światowych targach branży szklarskiej.
Czy są Państwo gotowi wyjść poza Excel?
Umów bezpłatną prezentację i zobacz, jak MonitGlass może usprawnić pracę Państwa zakładu. Nasz zespół pokaże, jak nasze oprogramowanie dla producentów szkła obsługuje wyceny, śledzenie produkcji, etykiety QR i kontrolę kosztów w jednym zintegrowanym systemie, zaprojektowanym specjalnie dla przetwórców szkła.
Prosimy o kontakt pod adresem: contact@monitglass.com
Comments are closed