5 ukrytych kosztów związanych z produkcją szkła, o których nikt nie wspomina

Proszę zapytać dowolnego producenta szkła o największe wyzwania kosztowe, a odpowiedź zawsze będzie taka sama: ceny surowców, koszty energii i praca. To koszty widoczne, które wyraźnie widać na fakturach i listach płac.

Jednak koszty, które najciszej i najbardziej konsekwentnie szkodzą rentowności w produkcji szkła, rzadko są przez kogokolwiek śledzone. Ukrywają się w lukach między procesami, w czasie poświęcanym na zadania, które nie powinny być potrzebne, i w decyzjach podejmowanych bez dokładnych danych. Nie pojawiają się w żadnej pozycji księgowej, ale narastają każdego dnia.

W niniejszym artykule wskazano pięć najważniejszych ukrytych kosztów związanych z produkcją szkła, wyjaśniono, dlaczego tak łatwo je przeoczyć, oraz pokazano, jakie korzyści w praktyce przynosi ich wyeliminowanie.

Ukryty koszt nr 1: Prawdziwy koszt marnotrawstwa materiałów wykraczający poza pojemnik na odpady

Każdy producent szkła wie, że marnotrawstwo materiału generuje koszty. Większość z nich monitoruje odsetek odpadów i stara się go ograniczać. Jednak rzeczywisty koszt marnotrawstwa materiału w produkcji szkła sięga znacznie głębiej niż to, co trafia do pojemnika na stłuczkę szklaną.

Proszę się zastanowić, co naprawdę dzieje się, gdy tafla szkła trafia do odpadu. Najbardziej oczywisty jest koszt surowca. Traci się jednak także energię zużytą na jej przenoszenie i obróbkę do momentu powstania odpadu. Traci się czas pracy włożony w cięcie, mycie czy montaż, które trzeba powtórzyć. Jeśli odpad zostanie wykryty późno, po hartowaniu, laminowaniu czy montażu szyby zespolonej, przepada razem z nim łączny koszt wszystkich wcześniejszych etapów.

Istnieje również bardziej subtelny koszt, którego prawie nikt nie mierzy: koszt wynikający z braku wiedzy o tym, gdzie powstają odpady. Większość fabryk szkła śledzi całkowitą ilość odpadów jako procent produkcji. Bardzo niewiele z nich jest w stanie określić, które konkretne zamówienia, stanowiska pracy, operatorzy lub rodzaje szkła generują najwięcej odpadów. Bez takiej szczegółowości wszelkie działania usprawniające sprowadzają się do zgadywania.

Co powoduje, że koszt ten jest wyższy niż to konieczne

Nieoptymalne rozmieszczenie elementów w planie rozkroju to najczęstsza przyczyna odpadów, których można uniknąć. Gdy plany rozkroju powstają ręcznie albo przy ograniczonej optymalizacji, wykorzystanie materiału na poziomie 75 do 80 procent jest normalne. Nowoczesne algorytmy rozkroju osiągają regularnie 88 do 95 procent, a ta różnica w skali miesiąca produkcji może oznaczać tysiące metrów kwadratowych szkła, które nie powinny trafić do odpadu.

Drugą główną przyczyną jest złe gospodarowanie resztkami. Resztki z wcześniejszych cięć to wartościowy zasób, ale tylko wtedy, gdy są skatalogowane, łatwo dostępne i systematycznie proponowane, gdy nowe zamówienia pasują do ich wymiarów. W zakładach bez ewidencji resztek duże kawałki szkła są wyrzucane albo leżą w magazynie, aż się stłuką, zamiast trafić do ponownego użycia.

Poprawki na późnych etapach mnożą koszt odpadów wielokrotnie. Tafla, która nie przechodzi kontroli jakości po hartowaniu, zużyła już znacznie więcej zasobów niż tafla odrzucona przy stole do cięcia. Wbudowanie punktów kontroli jakości i identyfikowalności w każdy etap produkcji, a nie tylko na końcu, sprawia, że tani odpad nie zamienia się w drogi.

Ukryty koszt nr 2: Czas poświęcony na zadania administracyjne, które nie przynoszą żadnych rezultatów

W większości przedsiębiorstw zajmujących się produkcją szkła znaczna część każdego dnia roboczego pochłaniana jest przez zadania administracyjne, które istnieją wyłącznie z powodu braku zintegrowanych systemów. Jest to jeden z najbardziej powszechnych, a jednocześnie najrzadziej poruszanych kosztów w branży.

Proszę zastanowić się, jakie czynności Państwa zespół wykonuje na co dzień, a które nie przyczyniają się bezpośrednio do produkcji lub sprzedaży szkła. Ręczne przepisywanie danych z zamówień z ofert do kart produkcyjnych. Chodzenie na halę produkcyjną w celu ustalenia, na jakim etapie jest dane zamówienie. Oddzwanianie do klientów w celu potwierdzenia terminów dostaw, które powinny być już widoczne w systemie. Uzgadnianie rozbieżności między ofertami sprzedaży a tym, co otrzymała produkcja. Przeszukiwanie łańcuchów wiadomości e-mail w poszukiwaniu prawidłowej specyfikacji zlecenia, które rozpoczęło się dwa tygodnie temu.

Każde z tych zadań osobno może zajmować pięć, dziesięć albo dwadzieścia minut. W zespole pięciu czy dziesięciu osób i w skali całego tygodnia pracy może to łatwo dać 20 do 30 procent dostępnego czasu pracy, który nie tworzy ani produkcji, ani sprzedaży, ani wartości dla klienta.

Dlaczego ten koszt pozostaje niewidoczny

Straty administracyjne są niewidoczne, ponieważ nigdy nie są ujmowane jako osobna pozycja. Państwa lista płac pokazuje, ile płacą Państwo swoim pracownikom. Nie pokazuje ona jednak, jaka część tych wynagrodzeń wynika z faktycznie produktywnej pracy, a jaka z konieczności radzenia sobie z niedoskonałościami Państwa systemów.

Jest to niewidoczne także dlatego, że ludzie, którzy wykonują te zadania, są zajęci. O zakładzie, w którym wszyscy wyglądają na zajętych, często sądzi się, że działa sprawnie. Między byciem zajętym a byciem produktywnym jest jednak ogromna różnica, a w zakładach szklarskich pracujących na niepołączonych narzędziach i ręcznych procesach duża część tej zajętości to tarcie administracyjne, a nie tworzenie wartości.

Praktyczny test jest prosty: poproś swój zespół biurowy i produkcyjny, aby przez tydzień śledził, ile czasu poświęcają na zadania, których nie musieliby wykonywać, gdyby wszystkie systemy były ze sobą połączone, a każda informacja była natychmiast dostępna. Wynik będzie niepokojący.

Ukryty koszt nr 3: Błędy w wycenie, które stopniowo zmniejszają marżę przy każdym zamówieniu

Każdy producent szkła, który wciąż polega na ręcznej wycenie lub wycenie w arkuszach, traci marżę na znaczącej części zamówień, tylko nie wie, na których ani ile.

Mechanizm jest prosty. Gdy ceny są liczone ręcznie, z pamięci, z wydrukowanych cenników albo z arkuszy, które nie zawsze są aktualne, pojawiają się błędy. Ceny szkła się zmieniają, a cenniki nie są od razu aktualizowane. Koszty obróbki są szacowane zamiast liczone. Wymagania specjalne, takie jak wypełnienie argonem, ciepła ramka czy złożona obróbka krawędzi, są pomijane albo zaniżane. Minimalne wymiary cięcia, które wpływają na wykorzystanie materiału, nie są uwzględniane.

Pojedynczy błąd może być niewielki, kilka procent na jednym zamówieniu. Ale w skali setek zamówień miesięcznie łączny wpływ na rentowność jest znaczący. Co ważniejsze, błędy nie są przypadkowe. Zwykle są systematyczne: te same rodzaje szkła są stale wyceniane za nisko, te same operacje obróbki są stale pomijane, ci sami klienci stale dostają lepsze warunki, niż uzasadnia ich wolumen.

Nasilający się problem utraty danych dotyczących zgodności między ofertą a produkcją

Błędy cenowe pogłębia to, co dzieje się po akceptacji oferty. Gdy specyfikacje zamówienia trzeba ręcznie przepisać z oferty do systemu produkcyjnego albo na papierową kartę produkcyjną, pojawia się druga okazja do błędu. Wymiary są zaokrąglane. Wymagania specjalne z oferty nie trafiają do instrukcji produkcyjnej. Efektem jest gotowy wyrób, który nie odpowiada temu, co wyceniono, sprzedano i obiecano.

Koszt ponownego wykonania zamówienia, nawet jednej szyby zespolonej, zwykle wielokrotnie przewyższa marżę zarobioną na pierwotnym zamówieniu. Gdy zdarza się to regularnie, łączny wpływ na rentowność jest znaczący, a prawie nic z tego nie jest rejestrowane w sposób, który ujawniałby przyczynę.

Ukryty koszt nr 4: Opóźnienia w dostawach i klienci, których traci się nieświadomie

Opóźniona dostawa to jeden z najdroższych skutków w produkcji szkła, i to nie głównie z powodu kosztów bezpośrednich, ale z powodu tego, co z czasem robi z relacjami z klientami.

Bezpośrednie koszty opóźnienia w dostawie są namacalne: przyspieszenie produkcji, nadgodziny, priorytetowa zmiana harmonogramu produkcji, a w niektórych przypadkach kary umowne lub odszkodowania dla wykonawcy, którego ekipa montażowa pozostaje bezczynna. Są to koszty nieprzyjemne, ale przynajmniej widoczne.

Ukrytym kosztem jest klient, który po prostu przestaje dzwonić. W branży szklarskiej najczęstszą reakcją na niedotrzymany termin nie jest formalna reklamacja. To cicha decyzja, by następnym razem spróbować innego dostawcy. Klient nie mówi, dlaczego przestał zamawiać. Utracony przychód nie pojawia się nigdzie jako pozycja. Po prostu znika z portfela zamówień, a można tego nie zauważyć, dopóki wzorzec nie stanie się oczywisty.

Dlaczego dostawy szkła spóźniają się częściej niż powinny

Opóźnienia w dostawach w branży szklarskiej rzadko wynikają z pojedynczej poważnej awarii. Są one skumulowanym skutkiem drobnych nieefektywności w planowaniu, które kumulują się w ciągu dnia i tygodnia. Zamówienie zaplanowane zbyt optymistycznie. Zamówienie pilne przyjęte bez uwzględnienia jego wpływu na istniejące zobowiązania. Opóźnienie w produkcji na jednym stanowisku, o którym nie poinformowano biura na czas, aby skorygować oczekiwania klienta. Obiecany termin dostawy bez sprawdzenia aktualnego obciążenia produkcyjnego.

Wszystkie te problemy mają wspólne źródło: brak bieżącego wglądu w stan produkcji w połączeniu z planowaniem, które nie jest powiązane z rzeczywistą mocą produkcyjną. Gdy kierownicy produkcji nie mają dokładnego, aktualnego obrazu tego, co dzieje się na hali, nie mogą składać wiarygodnych obietnic dostaw. Gdy biuro nie widzi stanu produkcji bez chodzenia na halę, nie może z wyprzedzeniem informować o opóźnieniach, zanim przerodzą się w kryzys.

Koszt zbudowania takiej przejrzystości jest stosunkowo niewielki. Koszt działania bez niej, mierzony utraconymi klientami, którzy odchodzą bez słowa, jest dużo wyższy.

Ukryty koszt nr 5: Rozpatrywanie reklamacji dotyczących jakości bez oparcia się na danych

Każdy producent szkła otrzymuje reklamacje jakości. Koszt każdej z nich zależy prawie wyłącznie od tego, jak szybko i dokładnie można ją zbadać, a to zależy od tego, czy zakład ma identyfikowalność produkcji.

Gdy klient zgłasza wadę, na przykład rozszczelnienie szyby zespolonej, widoczne wtrącenie w szkle laminowanym albo błąd wymiarowy w szkle hartowanym, zegar zaczyna tykać od razu. Każda godzina bez rzeczowej odpowiedzi zwiększa frustrację klienta. Każdy dzień bez jasnego rozwiązania zwiększa ryzyko trwałej utraty relacji.

W zakładzie z pełną identyfikowalnością produkcji analiza trwa kilka minut. Wystarczy otworzyć zamówienie, przejrzeć historię produkcji, ustalić partię materiału i operatorów, sprawdzić, czy zapis kontroli jakości pokazuje coś nietypowego, i ocenić, czy inne szyby z tej samej serii mogą być zagrożone. Ma się fakty. Można odpowiedzieć z pewnością.

W zakładzie bez identyfikowalności ta sama analiza trwa dniami i często kończy się niepewnością zamiast odpowiedzi. Nie da się powiedzieć klientowi, co dokładnie się stało. Nie da się szybko ocenić, czy inne dostarczone szyby są zagrożone. Nie da się przedstawić udokumentowanych dowodów przebiegu produkcji. Odpowiedź jest defensywna zamiast otwartej, a klient to wyczuwa.

Rzeczywisty koszt nieprawidłowo rozpatrzonej skargi

Bezpośredni koszt reklamacji, czyli szyba zastępcza, przyspieszona dostawa i ewentualna rekompensata, to zwykle najmniejsza część całkowitego kosztu. Większe koszty to czas, który zespół spędza na analizie bez danych, utrata zaufania klienta i długofalowy wpływ na relację.

Jest też koszt systemowy, który prawie nigdy nie jest uwzględniany: bez udokumentowanych danych produkcyjnych nie da się ustalić przyczyny powtarzających się problemów jakościowych. Ten sam wzór wad pojawia się raz za razem w różnych zamówieniach i u różnych klientów, a bez identyfikowalności, która łączy te zdarzenia ze wspólną zmienną produkcyjną, nie da się usunąć źródła problemu. Wciąż leczy się objawy zamiast przyczyn.

Producenci szkła z solidnymi systemami identyfikowalności rozpatrują reklamacje szybciej, taniej i z mniejszą szkodą dla relacji. Co ważniejsze, wykorzystują dane z reklamacji, by z czasem systematycznie ograniczać problemy jakościowe i zamienić powtarzający się koszt w przewagę konkurencyjną.

Co łączy wszystkie pięć ukrytych kosztów

Wystarczy przyjrzeć się pięciu wymienionym powyżej rodzajom kosztów, by dostrzec wyraźną prawidłowość. Żaden z nich nie pojawia się na fakturze. Żadnego z nich nie da się łatwo zauważyć, jeśli nie szuka się ich celowo. Wszystkie mają tę samą podstawową przyczynę: prowadzenie działalności w branży produkcji szkła bez zintegrowanych danych w czasie rzeczywistym, łączących zarządzanie zamówieniami, realizację produkcji i kontrolę jakości.

Ilość odpadów materiałowych jest wyższa niż to konieczne, ponieważ optymalizacja cięcia nie jest powiązana z danymi dotyczącymi zamówień, a śledzenie resztek materiałów odbywa się ręcznie. Czas poświęcany na zadania administracyjne jest nadmiernie wydłużony, ponieważ systemy nie komunikują się ze sobą, a informacje muszą być przenoszone przez pracowników zamiast przepływać automatycznie. Błędy w wycenie utrzymują się, ponieważ dane dotyczące kosztów nie są scentralizowane, a przekazywanie informacji z etapu wyceny do produkcji wymaga ręcznego ponownego wprowadzania danych. Dostawy są opóźnione, ponieważ harmonogram nie jest powiązany ze statusem produkcji w czasie rzeczywistym. Rozpatrywanie reklamacji trwa zbyt długo, ponieważ historia produkcji nie jest rejestrowana w sposób umożliwiający przeprowadzenie dochodzenia.

Każdy z tych problemów ma to samo rozwiązanie: jedną, zintegrowaną platformę, która łączy każdy etap pracy zakładu szklarskiego, od chwili wpływu zapytania do momentu dostarczenia i odbioru szkła.

Obliczanie rzeczywistego wpływu na Państwa działalność

Łączny wpływ tych pięciu ukrytych kosztów różni się w zależności od działalności, jednak jego skala jest zawsze większa, niż większość menedżerów się spodziewa, gdy po raz pierwszy dokładnie go oszacuje.

Ostrożne szacunki dla średniej wielkości przetwórcy szkła, który realizuje 200 do 400 zamówień miesięcznie, mogą wyglądać tak. Odpad materiału na poziomie 15 procent zamiast osiągalnych 10 procent to pięć punktów procentowych kosztu surowca, czyli potencjalnie dziesiątki tysięcy euro lub dolarów rocznie. Nieefektywność administracyjna pochłaniająca 20 procent możliwości zespołu to równowartość jednego etatu, który nie tworzy wartości produkcyjnej. Błędy cenowe w pięciu procentach zamówień, przy średnim wpływie na marżę rzędu trzech procent, to wymierne obniżenie rocznej rentowności. Opóźnione dostawy, przez które traci się choćby dwóch lub trzech kluczowych klientów rocznie, oznaczają straty przychodów znacznie większe niż jakakolwiek inwestycja w oprogramowanie.

Te liczby nie są teoretyczne. To rząd wielkości, jaki producenci szkła regularnie odkrywają, gdy rzetelnie analizują koszty przed wdrożeniem zintegrowanego systemu zarządzania produkcją i po nim. Zwrot z inwestycji jest prawie zawsze szybszy i większy, niż zakładano, bo bazowy koszt ukrytych problemów był wyższy, niż ktokolwiek przypuszczał.

Od czego zacząć: jak ujawnić to, co ukryte

Pierwszym krokiem do wyeliminowania ukrytych kosztów jest po prostu ich oszacowanie. Większość producentów szkła nigdy nie podjęła się tego zadania w sposób świadomy, i właśnie dlatego koszty te pozostają ukryte.

1. Proszę zmierzyć rzeczywistą wydajność materiału. Proszę śledzić przez miesiąc ilość szkła wprowadzonego do produkcji w metrach kwadratowych w porównaniu z ilością gotowego produktu w metrach kwadratowych. Proszę obliczyć rzeczywisty procent odpadów. Proszę porównać ten wynik z tym, co można osiągnąć dzięki zoptymalizowanemu rozmieszczeniu elementów. Różnica między tymi wartościami stanowi dla Państwa szansę.
2. Proszę przez tydzień mierzyć czas pracy administracyjnej. Proszę poprosić zespół o zapisywanie czasu spędzanego na zadaniach, które istnieją tylko z powodu luk w systemach: ponowne wpisywanie danych, szukanie informacji, chodzenie na halę po aktualizacje, poprawianie błędów z ręcznych przekazań. Wynik Państwa zaskoczy.
3. Porównanie marży planowanej z rzeczywistą. Proszę przeanalizować 20 zrealizowanych zamówień i porównać podaną przez Państwa marżę z rzeczywistymi kosztami produkcji. Proszę zidentyfikować rodzaje zamówień, w przypadku których różnica ta jest największa. To właśnie w tych obszarach Państwa system wyceny jest najbardziej narażony na ryzyko.
4. Oblicz wskaźnik terminowości dostaw. Nie na podstawie Państwa wspomnień, ale na podstawie rzeczywistych danych. Jaki procent zamówień został zrealizowany w pierwotnie obiecanym terminie? Jeśli nie są Państwo w stanie odpowiedzieć na to pytanie w oparciu o obecne systemy, to właśnie ta niemożność jest sama w sobie oznaką problemu.
5. Proszę rejestrować czas rozpatrzenia reklamacji dotyczącej jakości. Ile czasu upływa od momentu otrzymania zgłoszenia do udzielenia merytorycznej, popartej dokumentacją odpowiedzi? Jak często udaje się Państwu z całą pewnością zidentyfikować pierwotną przyczynę? Jak często powtarzają się podobne usterki?

Gdy odpowiedzi na te pięć pytań są już znane, uzasadnienie wdrożenia zintegrowanego oprogramowania dla produkcji szkła staje się oczywiste. Nie kupuje się technologii, tylko usuwa koszty, które już istnieją, już występują i już szkodzą rentowności. Trzeba je tylko uczynić na tyle widocznymi, by dało się działać.

Wiele systemów dla przetwórców szkła można porównać także na targach glasstec w Düsseldorfie, najważniejszych na świecie targach branży szklarskiej.

Wniosek: Koszty, których nie widać, są tymi, na które warto zwrócić uwagę

Producenci szkła, którzy rozwijają się w sposób najbardziej stabilny i rentowny, to nie zawsze ci, którzy dysponują najnowocześniejszym sprzętem lub mają najniższe ceny surowców. Są to ci, którzy w sposób systematyczny zidentyfikowali i wyeliminowali przeszkody, marnotrawstwo i nieefektywność, z którymi boryka się większość ich konkurentów, nie zdając sobie z tego sprawy.

Ukryte koszty nie są stałą cechą produkcji szkła. Są skutkiem działania bez właściwych systemów i niemal całkowicie znikają, gdy takie systemy zostaną wdrożone.

Warto zadać sobie pytanie nie o to, czy koszty te występują w Państwa firmie. Prawie na pewno tak jest. Pytanie brzmi: jak długo mogą Państwo sobie pozwolić na ich ponoszenie, nie podejmując żadnych działań w tej sprawie.

MonitGlass to specjalnie zaprojektowana platforma ERP i MES dla producentów szkła, która bezpośrednio rozwiązuje problem wszystkich pięciu ukrytych kosztów opisanych w niniejszym artykule: optymalizacja cięcia i śledzenie resztek w celu ograniczenia marnotrawstwa materiałów, zintegrowane zarządzanie zamówieniami w celu wyeliminowania powielania czynności administracyjnych, wbudowany moduł wyceny zapewniający dokładność marży, śledzenie produkcji w czasie rzeczywistym gwarantujące niezawodność dostaw oraz pełna identyfikowalność za pomocą kodów QR umożliwiająca szybkie i pewne rozpatrywanie reklamacji. Umów się na bezpłatną prezentację na stronie www.monitglass.com lub skontaktuj się z nami pod adresem contact@monitglass.com