Спросите любого производителя стекла о его главных проблемах, связанных с затратами, и вы каждый раз услышите одни и те же ответы: цены на сырье, затраты на энергию и затраты на рабочую силу. Это видимые затраты — те, которые четко отражаются в счетах-фактурах и отчетах по заработной плате.
Однако затраты, которые наиболее незаметно и неуклонно подрывают рентабельность стекольного производства, редко становятся предметом активного мониторинга. Они скрываются в промежутках между технологическими процессами, во времени, затрачиваемом на задачи, которые не должны были бы выполняться, и в решениях, принимаемых без точных данных. Они не отражаются ни в одной строке вашей отчетности, но накапливаются день за днём.
В данной статье выделены пять наиболее значимых скрытых затрат в стекольном производстве, объясняется, почему их так легко упустить из виду, и показано, какую практическую выгоду приносит их устранение.
Скрытая затрата № 1: реальная цена отходов материала, выходящая за рамки контейнера для обрезков
Каждый производитель стекла знает, что отходы материала обходятся в деньги. Большинство компаний отслеживают процент отходов и стремятся свести его к минимуму. Однако истинная стоимость отходов материала в стекольном производстве гораздо шире, чем то, что в конечном итоге попадает в контейнер для стеклобоя.
Подумайте, что на самом деле происходит, когда кусок стекла идет в отходы. Стоимость сырья — это самый очевидный фактор. Однако вы также теряете энергию, затраченную на обработку и переработку сырья до момента образования отходов. Вы теряете рабочее время, затраченное на резку, промывку или сборочные работы, которые теперь придётся повторить. Если отходы обнаруживаются на поздней стадии — после закалки, ламинирования или сборки стеклопакетов — вместе с ними теряются совокупные затраты на все предыдущие этапы обработки.
Существует также более скрытая статья затрат, которую практически никто не учитывает: затраты, связанные с отсутствием информации о том, где именно возникают отходы. Большинство стекольных заводов отслеживают общий объем отходов в виде процента от производительности. Очень немногие из них способны определить, какие конкретно заказы, рабочие места, операторы или типы стекла генерируют наибольший объем отходов. Без такой детализации любые меры по улучшению производственного процесса сводятся к догадкам.
Что приводит к тому, что эти затраты выше, чем это необходимо
Неоптимальное размещение деталей в раскладке — наиболее распространённая причина предотвратимых отходов материала. Когда планы распила составляются вручную или с ограниченной оптимизацией, коэффициент использования материала обычно составляет 75–80 процентов. Современные алгоритмы раскладки стабильно обеспечивают коэффициент использования материала на уровне 88–95 процентов — эта разница за месяц производства может составить тысячи квадратных метров стекла, которое никогда не должно было быть потрачено впустую.
Второй основной причиной является неэффективное управление остатками. Остатки стекла от предыдущих распилов являются восстанавливаемым активом — но только в том случае, если они каталогизированы, хранятся в доступном месте и систематически предлагаются в качестве варианта, когда новые заказы соответствуют их размерам. На заводах, где отсутствует система отслеживания остатков, крупные обрезки выбрасываются или оставляются на складе до тех пор, пока не разбиваются, вместо того чтобы быть повторно использованными.
Переделка на поздних этапах производства экспоненциально увеличивает затраты, связанные с отходами. Кусок стекла, не прошедший контроль качества после закалки, уже потребовал значительно больше ресурсов, чем тот, который был признан бракованным ещё на столе для резки. Внедрение контрольных точек качества и системы отслеживания на каждом этапе производства — а не только на заключительном — позволяет предотвратить превращение отходов с низкой стоимостью в отходы с высокой стоимостью.
Скрытые затраты № 2: Административное время, не приносящее результатов
В большинстве предприятий по производству стекла значительная часть каждого рабочего дня уходит на административные задачи, которые существуют исключительно из-за отсутствия интегрированных систем. Это одна из самых распространённых и наименее обсуждаемых статей затрат в отрасли.
Подумайте о том, чем на самом деле занимается ваша команда каждый день, что не вносит непосредственного вклада в производство или продажу стекла. Ручной перенос данных заказов из коммерческих предложений в производственные листы. Походы на производственный цех, чтобы выяснить, на каком этапе находится заказ. Перезвоны клиентам для подтверждения сроков доставки, которые уже должны быть видны в системе. Устранение несоответствий между тем, что было указано в коммерческом предложении, и тем, что поступило на производство. Поиск в цепочках электронных писем правильных технических характеристик по заказу, выполнение которого началось две недели назад.
Каждая из этих задач может занимать по отдельности пять, десять или двадцать минут. В команде из пяти или десяти человек за полную рабочую неделю общее время, затрачиваемое на такие задачи, может легко составить от 20 до 30 процентов от доступного рабочего времени — времени, которое не приносит ни производственной продукции, ни продаж, ни ценности для клиента.
Почему эти затраты остаются незаметными
Административные потери остаются незаметными, поскольку они никогда не отражаются в отчётах в виде отдельной статьи расходов. Ваша ведомость заработной платы показывает, сколько вы платите своим сотрудникам. Однако она не показывает, какая часть этой суммы приходится на действительно продуктивный труд, а какая — на устранение пробелов в ваших системах.
Они также остаются незаметными, поскольку люди, занимающиеся этим, выглядят занятыми. Завод, на котором все выглядят занятыми, часто считается работающим эффективно. Однако существует принципиальная разница между тем, чтобы быть занятым, и тем, чтобы быть продуктивным — и на предприятиях по производству стекла, где используются неинтегрированные инструменты и ручные процессы, значительная часть этой «занятости» представляет собой административные издержки, а не создание ценности.
Практическая проверка проста: попросите сотрудников офиса и производственного персонала в течение одной недели отслеживать, сколько времени они тратят на задачи, которые не пришлось бы выполнять, если бы все системы были интегрированы, а любая информация была мгновенно доступна. Полученная цифра вас не порадует.
Скрытые затраты № 3: ошибки в ценообразовании, подрывающие рентабельность заказа за заказом
Каждый производитель стекла, который до сих пор полагается на ручное составление коммерческих предложений или использование электронных таблиц, теряет маржу по значительной доле заказов — просто не знает, по каким именно и в каком объеме.
Механизм прост. Когда цены рассчитываются вручную — по памяти, по печатным прайс-листам или по таблицам, которые не всегда актуальны, — в расчёты проникают ошибки. Цены на стекло меняются, но прайс-листы не обновляются немедленно. Затраты на обработку оцениваются приблизительно, а не рассчитываются точно. Особые требования, такие как заполнение аргоном, теплоизолирующие прокладки или сложная обработка кромок, упускаются из виду или недооцениваются. Минимальные размеры отрезов, влияющие на выход материала, не учитываются.
Каждая отдельная ошибка может быть незначительной — несколько процентов по одному заказу. Однако при сотнях заказов в месяц совокупное влияние на рентабельность оказывается существенным. Что ещё более важно, эти ошибки не носят случайный характер. Как правило, они носят систематический характер: одни и те же типы стекла постоянно оцениваются ниже реальной стоимости, одни и те же операции по обработке постоянно упускаются из виду, одним и тем же клиентам постоянно предлагаются более выгодные условия, чем того требует объём их заказов.
Усугубляющаяся проблема потери данных при переносе информации из коммерческого предложения в производство
Ошибки в ценообразовании усугубляются тем, что происходит после принятия коммерческого предложения. Когда технические характеристики заказа необходимо вручную переносить из коммерческого предложения в производственную систему — или переносить на бумажный производственный лист — возникает вторая возможность для ошибки. Размеры округляются. Особые требования, указанные в коммерческом предложении, опускаются в производственных инструкциях. В результате получается готовый продукт, не соответствующий тому, что было указано в предложении, продано и обещано.
Затраты на переделку заказа — даже одной единицы стеклопакета — как правило, в несколько раз превышают маржу, полученную по первоначальному заказу. Когда подобные ситуации повторяются в масштабах всего предприятия, совокупное влияние на рентабельность становится значительным, при этом практически ни одна из этих потерь не фиксируется таким образом, чтобы сделать видимой их первопричину.
Скрытые затраты № 4: задержки поставок и клиенты, которых вы теряете, даже не подозревая об этом
Задержка поставки — одно из самых дорогостоящих последствий в стекольном производстве — не столько из-за связанных с ней прямых затрат, сколько из-за того, как она со временем сказывается на отношениях с клиентами.
Прямые затраты, связанные с задержкой поставки, вполне реальны: ускоренное производство, сверхурочная работа, пересмотр приоритетов в производственном графике, а в некоторых случаях — штрафные санкции по договору или компенсация подрядчику, монтажная бригада которого простаивает без дела. Эти затраты доставляют неудобства, но, по крайней мере, они очевидны.
Скрытые издержки заключаются в том, что заказчик просто перестает обращаться к вам. В стекольной промышленности наиболее распространённой реакцией на просрочку поставки является не официальная жалоба, а молчаливое решение в следующий раз обратиться к другому поставщику. Заказчик не сообщает вам, почему он перестал размещать заказы. Упущенная выручка нигде не отражается в отчётах отдельной строкой. Она просто исчезает из вашего реестра заказов — и вы можете этого не заметить, пока тенденция не станет очевидной.
Почему поставки стекла задерживаются чаще, чем следовало бы
Задержки поставок в стекольной промышленности редко вызваны единичным серьезным сбоем. Они являются совокупным результатом мелких неэффективностей в планировании, которые накапливаются в течение дня и недели. Заказ, запланированный слишком оптимистично. Срочный заказ, принятый без учета его влияния на существующие обязательства. Задержка производства на одном из участков, о которой не сообщили в офис вовремя, чтобы скорректировать ожидания клиента. Обещанная дата доставки, назначенная без проверки текущей загрузки производства.
Все эти сбои имеют одну общую причину: отсутствие оперативной информации о состоянии производства в режиме реального времени в сочетании с планированием, не учитывающим фактические производственные мощности. Когда руководители производства не располагают точной оперативной картиной того, что происходит на производстве, они не могут давать надежных обещаний относительно сроков поставки. Когда сотрудники офиса не могут увидеть состояние производства, не выйдя на производственный цех, они не могут заблаговременно сообщать о задержках, прежде чем они перерастут в кризисные ситуации.
Затраты на обеспечение такой прозрачности относительно невелики. Стоимость продолжения работы без неё — измеряемая в потерянных клиентах, которые никогда не скажут «прощайте» — гораздо выше.
Скрытые затраты № 5: Рассмотрение претензий по качеству без использования данных
Каждый производитель стекла получает жалобы на качество. Стоимость каждой жалобы почти полностью зависит от того, насколько быстро и точно её удастся расследовать — а это, в свою очередь, зависит от наличия у вас системы отслеживания производства.
Когда клиент сообщает о дефекте — например, о нарушении герметичности в стеклопакете, видимом включении в ламинированной панели или отклонении размеров в закаленном изделии — отсчет времени начинается немедленно. Каждый час без содержательного ответа усиливает разочарование клиента. Каждый день без четкого решения увеличивает риск окончательной потери отношений с клиентом.
На заводе с полной прослеживаемостью производства расследование занимает считанные минуты. Вы извлекаете заказ, просматриваете историю производства, определяете партию материала и задействованных операторов, проверяете, не содержится ли в отчёте по контролю качества чего-либо необычного, и устанавливаете, могут ли быть затронуты другие изделия из той же производственной партии. У вас есть факты. Вы можете ответить с уверенностью.
На заводе без системы отслеживания такое же расследование занимает дни — и зачастую заканчивается неопределённостью, а не ответами. Вы не можете точно объяснить клиенту, что произошло. Вы не можете быстро оценить, подвергаются ли риску другие поставленные единицы продукции. Вы не можете предоставить документальные доказательства вашего производственного процесса. Ваш ответ носит оборонительный характер, а не прозрачный, и клиент это чувствует.
Реальная стоимость ненадлежащего рассмотрения претензии
Прямые затраты, связанные с жалобой на качество — замена изделия, ускоренная доставка, любая компенсация — как правило, составляют наименьшую часть общих затрат. Более значительные затраты связаны со временем, которое ваша команда тратит на расследование в отсутствие данных, с подрывом доверия со стороны клиента и с долгосрочным воздействием на отношения.
Существуют также системные затраты, которые практически никогда не учитываются: без документированных производственных данных вы не можете выявить первопричину повторяющихся проблем с качеством. Один и тот же тип дефекта вновь и вновь появляется в разных заказах и у разных клиентов — и без возможности отслеживания, связывающей эти инциденты с общей производственной переменной, вы не сможете устранить лежащую в основе проблему. Вы постоянно лечите симптомы, а не причины.
Производители стекла, обладающие надёжными системами отслеживаемости, урегулируют претензии быстрее, с меньшими затратами и меньшим ущербом для отношений с клиентами. Что ещё более важно, они используют данные о претензиях для систематического сокращения проблем с качеством с течением времени — превращая то, что раньше было повторяющимися затратами, в конкурентное преимущество.
Что объединяет все пять скрытых затрат
Если рассмотреть пять видов затрат, описанных выше, становится очевидной чёткая закономерность. Ни одна из них не фигурирует в счёте-фактуре. Ни одну из них нелегко заметить, если не искать их целенаправленно. И все они имеют одну и ту же основную причину: ведение бизнеса по производству стекла без интегрированных данных в режиме реального времени, связывающих управление заказами, производственный процесс и контроль качества.
Отходы материала превышают необходимый уровень, поскольку оптимизация раскроя не увязана с данными заказов, а учет остатков осуществляется вручную. Административные затраты завышены, поскольку системы не взаимодействуют друг с другом, и информация передаётся людьми, а не циркулирует автоматически. Ошибки в ценообразовании сохраняются, поскольку данные о затратах не централизованы, а передача информации от коммерческого предложения к производству требует ручного повторного ввода. Задержки с поставками возникают из-за того, что планирование не увязано с текущим состоянием производства. Решение претензий занимает слишком много времени, поскольку история производства не фиксируется таким образом, чтобы обеспечить возможность проведения расследования.
Каждая из этих проблем имеет одно и то же решение: единая интегрированная платформа, которая связывает все этапы вашего стекольного производства — от момента поступления запроса до момента доставки стекла и подписания акта приемки.
Расчёт реального воздействия на ваш бизнес
Совокупное влияние этих пяти скрытых затрат варьируется в зависимости от конкретного предприятия, однако их масштаб неизменно оказывается больше, чем ожидают большинство руководителей при первом тщательном анализе.
Консервативная оценка для среднего предприятия по переработке стекла, обрабатывающего от 200 до 400 заказов в месяц, может выглядеть следующим образом. Отходы материала на уровне 15 процентов вместо достижимых 10 процентов составляют пять процентных пунктов затрат на сырье — что потенциально может означать десятки тысяч евро или долларов в год. Административная неэффективность, отнимающая 20 % рабочей мощности команды, соответствует одному эквиваленту полной занятости сотрудника, не приносящего производственной выгоды. Ошибки в ценообразовании по 5 % заказов при среднем снижении маржи на 3 % приводят к ощутимому сокращению годовой рентабельности. Задержки поставок, приводящие к потере даже двух-трех ключевых клиентов в год, означают потери выручки, которые значительно превышают любые инвестиции в программное обеспечение.
Эти цифры не являются теоретическими. Именно такие показатели постоянно выявляют производители стекла при проведении объективного анализа затрат до и после внедрения интегрированных систем управления производством. Окупаемость инвестиций почти всегда происходит быстрее и в большем объеме, чем ожидалось, — поскольку базовые затраты, связанные со скрытыми проблемами, оказались выше, чем кто-либо мог предположить.
С чего начать: сделать скрытое видимым
Первый шаг к устранению скрытых затрат заключается просто в их измерении. Большинство производителей стекла никогда не занимались этим целенаправленно, и именно поэтому эти затраты остаются скрытыми.
- Измерьте фактический выход материала. В течение одного месяца отслеживайте соотношение между количеством стеклянного сырья в квадратных метрах и объемом готовой продукции в квадратных метрах. Рассчитайте фактический процент отходов. Сравните его с показателями, достижимыми при оптимизированной раскладке. Разница между этими показателями — ваша возможность.
- Отслеживайте административное время в течение одной недели. Попросите вашу команду фиксировать время, затрачиваемое на задачи, возникающие из-за пробелов в системе — повторный ввод данных, поиск информации, походы на производство для получения обновлений, исправление ошибок, вызванных ручной передачей данных. Общая сумма вас удивит.
- Проведите аудит сопоставимости заявленной и фактической рентабельности. Возьмите выборку из 20 выполненных заказов и сравните заявленную вами рентабельность с фактическими затратами на производство. Определите типы заказов, по которым разница максимальна. Именно в этих случаях ваша система ценообразования наиболее уязвима.
- Рассчитайте показатель своевременности поставок. Не по вашим воспоминаниям, а на основе фактических данных. Какой процент заказов был доставлен в первоначально обещанный срок? Если вы не можете ответить на этот вопрос, опираясь на ваши текущие системы, то сама эта невозможность является симптомом проблемы.
- Ведите учет времени, затрачиваемого на урегулирование претензий по качеству. Сколько часов проходит с момента получения претензии до предоставления содержательного, документально подтверждённого ответа? Как часто вам удаётся с уверенностью выявить первопричину? Как часто повторяются аналогичные дефекты?
Как только у вас появятся ответы на эти пять вопросов, экономическая целесообразность внедрения интегрированного программного обеспечения для производства стекла станет очевидной. Вы не приобретаете технологию — вы устраняете затраты, которые уже существуют, уже имеют место и уже наносят ущерб вашей рентабельности. Вы просто делаете их достаточно заметными, чтобы принять соответствующие меры.
Заключение: именно те затраты, которые вы не видите, стоит выявить
Производители стекла, демонстрирующие наиболее стабильный и прибыльный рост, — это не всегда те, у кого самое новое оборудование или самые низкие цены на сырье. Это те, кто систематически выявляет и устраняет препятствия, потери и неэффективность, с которыми по-прежнему сталкивается большинство их конкурентов, даже не осознавая этого.
Скрытые затраты не являются неотъемлемой чертой стекольного производства. Они являются следствием работы без надлежащих систем — и практически полностью исчезают, когда такие системы внедряются.
Стоит задать не вопрос о том, существуют ли эти затраты в вашем бизнесе. Они почти наверняка существуют. Вопрос в том, как долго вы можете себе позволить продолжать их оплачивать, не принимая никаких мер.
MonitGlass — это специально разработанная платформа ERP и MES для производителей стекла, которая напрямую решает все пять проблем, связанных со скрытыми затратами, описанными в данной статье: оптимизация раскроя и отслеживание остатков для сокращения отходов материала, интегрированное управление заказами для устранения административного дублирования, встроенный механизм ценообразования для обеспечения точности маржи, отслеживание производства в режиме реального времени для надежного выполнения обязательств по поставкам, а также полная прослеживаемость с помощью QR-кодов для быстрого и уверенного урегулирования претензий. Закажите бесплатную демонстрацию на сайте www.monitglass.com или свяжитесь с нами по адресу contact@monitglass.com
Comments are closed